Rechnungspruefung
Pruefung gegen Bestellungen, Lieferungen und Haushaltsstellen. Abweichungen erzeugen Aufgaben.
Verwaltung
Der Haushalt schrumpft. Die Pflichtaufgaben nicht.
Personal wird knapper. Aufgaben werden nicht weniger. Digitale Mitarbeiter übernehmen strukturierte Vorgänge, erzeugen Nachweise automatisch und geben den Mitarbeitern die Zeit zurück, die heute in wiederkehrenden Abläufen gebunden ist.
Ein Monat im Sachgebiet. Zwei Verläufe.
Ohne Digitale Mitarbeiter
243 Beschaffungsvorgänge. Jeder durchläuft dieselben Schritte: Anforderung prüfen, Haushaltsstelle prüfen, Angebote einholen, Vergabevermerk erstellen, Freigabe einholen.
Drei Sachbearbeiter verbringen die Hälfte ihrer Arbeitszeit damit. Fachverfahren bedienen, Daten zwischen Systemen übertragen, Aktenvermerke schreiben. Zwei Vorgänge bleiben liegen, weil eine Kollegin krank ist. Am Monatsende fehlen drei Verwendungsnachweise.
Mit Digitalen Mitarbeitern
243 Beschaffungsvorgänge. Derselbe Monat. Digitale Mitarbeiter prüfen Anforderungen, gleichen Haushaltsstellen ab, erstellen Vergabevermerke, dokumentieren jeden Schritt.
Die Sachbearbeiter sehen keine Fachverfahren. Sie sehen eine Aufgabenliste. Nur die Vorgänge, die eine Freigabe oder eine Ermessensentscheidung brauchen. Mit vollständigen Unterlagen. Fristgerecht.
Am Monatsende: alle Vorgänge dokumentiert. Alle Nachweise vollständig. Die kranke Kollegin hat nichts blockiert, weil ihre Routineaufgaben weitergelaufen sind.
Die Sachbearbeiter arbeiten an dem, wofür sie eingestellt wurden. Nicht an dem, was ein System von ihnen verlangt.
Was Digitale Mitarbeiter in Verwaltungen uebernehmen
Beschaffungsvorbereitung
Bedarfsermittlung, Angebotsvergleich, Vergabedokumentation — regelkonform und nachvollziehbar.
Verwendungsnachweise
Mittelverwendung dokumentieren, Fristen ueberwachen, Berichte erzeugen.
Wiederkehrende Vorgaenge
Antraege entgegennehmen, Vollstaendigkeit pruefen, an den Zeichnungsberechtigten weiterleiten.
Dokumentationspflichten
Vorgaenge nachweisen, Verfahrensschritte protokollieren, Akten fuehren.
Berichtswesen
Kennzahlen aufbereiten, Sachstaende zusammenstellen, Entscheidungsgrundlagen vorbereiten.
Keine Fachverfahren mehr am Arbeitsplatz
Heute braucht jeder Sachbearbeiter zwei Arten von Wissen: sein Verwaltungswissen und das Wissen, wie er seine Fachverfahren bedient.
Jedes Update veraendert Ablaeufe und Oberflaechen. Jede Softwareumstellung erfordert Schulung. Neue Mitarbeiter brauchen Wochen, bis sie die Systeme beherrschen.
Digitale Mitarbeiter bedienen keine Fachverfahren. Sie ersetzen sie. Was am Arbeitsplatz bleibt: eine Aufgabenliste. Nur Verwaltungswissen. Kein Softwarewissen.
Die beste Fachanwendung ist die, die niemand bedienen muss.
Nachvollziehbarkeit ist keine Option. Sie ist Pflicht.
Jeder Vorgang, den ein digitaler Mitarbeiter bearbeitet, wird vollstaendig dokumentiert. Jeder Schritt. Jede Pruefung. Jede Weiterleitung.
Nachweise entstehen als Nebenprodukt der Arbeit, nicht als nachtraegliche Pflichtuebung. Das ist relevant fuer die Aufsicht, fuer die interne Steuerung und fuer den Rechnungshof.
Was dokumentiert werden muss, wird dokumentiert. Automatisch. Lueckenlos. Pruefbar.
Entscheidungen bleiben bei Menschen
Digitale Mitarbeiter bereiten Entscheidungen vor. Sie treffen keine, die ein Mensch treffen muss.
Freigaben, Zeichnungen, Ermessensentscheidungen — alles, was Urteilsvermoegen erfordert, wird als Aufgabe an den zustaendigen Mitarbeiter uebergeben. Mit vollstaendigen Unterlagen. Fristgerecht.
Die Einfuehrung ist mitbestimmungsfaehig. Digitale Mitarbeiter ersetzen keine Stellen. Sie entlasten vorhandene.
Technik und Unabhaengigkeit
Digitale Mitarbeiter sind in Java programmiert und laufen in jeder Camunda Engine — unabhaengig von der Datenakademie. Die Oberflaeche ist eine Web-App fuer gaengige Browser.
Alles, was ein API hat, kann angebunden oder ersetzt werden. SAP, MACH, Infoma, Fachverfahren, Dokumentenmanagementsysteme — die Plattform arbeitet mit der vorhandenen Infrastruktur.
Server
In Deutschland. DSGVO-konform. Keine Cloud-Abhaengigkeit. Keine US-Konzern-Abhaengigkeit.
Eigenes Rechenzentrum
Eine Kopie der Plattform kann erworben und ausschliesslich im eigenen Rechenzentrum betrieben und weiterentwickelt werden.
Offene Standards
BPMN 2.0, Camunda, Java, REST-APIs. Keine proprietaeren Formate. Kein Vendor-Lock-in.
Datenhoheit
Daten bleiben in der Hoheit der Organisation. Prozessdokumentation und Ergebnisse gehoeren dem Kunden. Dauerhaft.
Pilotprojekt zum Festpreis
Wir suchen eine Kommune oder Behoerde, die den ersten digitalen Mitarbeiter in der oeffentlichen Verwaltung einsetzt.
Die Einfuehrung beginnt mit einem Vorgang, der heute manuell aufwendig ist. Zum Beispiel Rechnungspruefung, Beschaffungsvorbereitung oder Verwendungsnachweise.
22.000 EUR
Festpreis. Kein Nachschlag.
- Unter der Direktvergabegrenze — keine Ausschreibung noetig
- Wenige Tage pro Vorgang
- Kein IT-Projekt. Kein Lastenheft
- ISO-9001-Prozessdokumentation inklusive — Ihr Eigentum
- Erster digitaler Mitarbeiter produktiv, bevor ein klassisches Projekt seine Anforderungsanalyse abgeschlossen haette
Einordnung in die Verwaltungsdigitalisierung
Digitale Mitarbeiter sind keine Konkurrenz zu OZG-Umsetzung oder Registermodernisierung. Sie sind die operative Ergaenzung.
Waehrend OZG den Zugang fuer Buerger digitalisiert, automatisieren digitale Mitarbeiter die Vorgaenge, die nach dem Antrag intern ablaufen. Pruefung, Weiterleitung, Dokumentation, Freigabe — die Arbeit, die heute an Sachbearbeitern haengt.
OZG digitalisiert den Eingang. Digitale Mitarbeiter erledigen den Vorgang.
Wenn Verwaltungsvorgaenge jeden Monat wiederkehren, sollten sie nicht an knappen Personalressourcen scheitern
Beschreiben Sie uns einen Vorgang. Wir zeigen Ihnen in 90 Minuten, wie er automatisiert aussieht. Das Ergebnis gehoert Ihnen.
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